Zodra u uw eerste werknemer aanneemt, moet u zich als werkgever melden bij de Belastingdienst. U ontvangt een loonheffingsnummer om verplichte premies af te dragen voor werknemersverzekeringen zoals:
Ziektewet
WW (Werkloosheidswet)
WIA en WAO (Arbeidsongeschiktheid)
Een deel van deze premies betaalt u zelf, het andere deel wordt ingehouden op het brutoloon van de werknemer.
Bij ziekte bent u wettelijk verplicht om maximaal twee jaar lang ten minste 70% van het loon door te betalen. Dit vormt een aanzienlijk financieel risico, vooral voor kleine bedrijven. U betaalt immers voor een medewerker die tijdelijk geen productie draait.
Om dit risico af te dekken, is een verzuimverzekering essentieel. Deze neemt de loondoorbetaling in de eerste twee jaar over en biedt vaak ondersteuning bij re-integratie. Zo beschermt u uw onderneming tegen hoge onvoorziene kosten.
Na twee jaar ziekte ontvangt uw medewerker vaak een WIA-uitkering. Omdat deze uitkering meestal lager is dan het oorspronkelijke salaris, ontstaat er een inkomensval: het zogenaamde WIA-hiaat. Dit kan leiden tot ernstige financiële problemen voor de werknemer.
U kunt dit voorkomen met een WIA-hiaatverzekering, die het inkomen aanvult tot minimaal 70% van het laatstverdiende loon. Voor een relatief lage premie (ca. €11 per maand) toont u goed werkgeverschap. Controleer wel of deze verzekering in uw cao verplicht is gesteld.
Daarnaast moet u controleren of u verplicht een pensioenregeling moet aanbieden. Dit is het geval als:
Uw bedrijf onder een cao valt die dit voorschrijft.
Uw sector onder een verplicht bedrijfstakpensioenfonds valt (bijv. bouw of zorg).
Is er geen verplichting? Dan kunt u vrijwillig pensioen aanbieden. Dit is een belangrijke arbeidsvoorwaarde waarmee u makkelijker personeel aantrekt en behoudt. De kosten hiervoor worden meestal verdeeld tussen werkgever en werknemer.
Vergeet niet uw zakelijke aansprakelijkheidsverzekering (AVB of BAV) uit te breiden. Uw huidige polis moet worden aangepast zodat ook schade die uw medewerkers tijdens werktijd veroorzaken, gedekt is.
Tot slot is een collectieve ongevallenverzekering raadzaam, vooral bij fysiek werk. Deze keert een bedrag uit bij blijvende invaliditeit of overlijden door een arbeidsongeval. In sommige branches is deze verzekering verplicht volgens de cao.
Een veel gemaakte fout is dat ondernemers te laat nadenken over verzekeringen. Zodra uw medewerker begint, loopt u al risico. Sluit daarom een verzuimverzekering af vóórdat uw eerste medewerker start, want bij een ziekmelding op dag één bent u al loonbetalingsplichtig. Heeft u geen verzuimverzekering? Dan moet u dit volledig uit eigen zak betalen, mogelijk gedurende twee jaar.
Ook de WIA-hiaatverzekering is cruciaal. Veel ondernemers onderschatten het risico, maar de cijfers liegen er niet om: het aantal WIA-uitkeringen stijgt al jaren. Zonder WIA-hiaatverzekering kan uw medewerker na twee jaar ziekte fors terugvallen in inkomen. Dit heeft niet alleen impact op uw medewerker, maar ook op de werksfeer en loyaliteit. Bovendien vragen hypotheekverstrekkers steeds vaker of er een collectieve WIA-hiaatverzekering is. Uw medewerker kan hierdoor problemen krijgen bij het afsluiten of wijzigen van een hypotheek.
Let goed op de arbeidsvoorwaarden in uw cao. Valt uw bedrijf onder een cao? Dan bent u verplicht alle bepalingen daaruit te volgen, inclusief eventuele verplichte verzekeringen. Sommige cao’s schrijven een WIA-hiaatverzekering, ongevallenverzekering of pensioenregeling voor. Naleving is niet vrijblijvend: bij controle door de inspectie of bij claims van medewerkers kunt u met terugwerkende kracht premies moeten nabetalen, vaak tot vijf jaar terug.
Ook moet u voldoen aan de Arbo-wetgeving. Als werkgever bent u verplicht een Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) op te stellen. Hierin legt u de veiligheids- en gezondheidsrisico’s voor uw medewerkers vast en beschrijft u welke maatregelen u neemt om gevaarlijke situaties te voorkomen. Vanaf één medewerker moet er een preventiemedewerker zijn. Bij minder dan tien medewerkers mag u dit zelf zijn. De arbeidsinspectie kan langskomen om dit te controleren.
Vergeet niet dat u identiteit moet controleren voordat uw medewerker begint. Bewaar een goed leesbare kopie van een geldig paspoort of rijbewijs in het personeelsdossier. Dit is wettelijk verplicht en voorkomt problemen met illegale tewerkstelling.
Ten slotte: de kosten van personeel zijn hoger dan alleen het brutoloon. Reken op gemiddeld 25% tot 35% werkgeverslasten bovenop het brutoloon. Dit zijn premies voor sociale verzekeringen, vakantiegeld, eventuele dertiende maand, pensioenpremie en verzekeringen. De totale personeelskosten bedragen vaak 65% tot 82% van uw totale bedrijfskosten. Zorg dat u dit financieel kunt dragen voordat u personeel aanneemt.
Begin met het opstellen van een arbeidsovereenkomst. Hierin staan alle afspraken over de functie, het salaris, de arbeidsvoorwaarden en de opzegtermijn. Voor een vaste arbeidsovereenkomst van onbepaalde tijd mag dit in principe mondeling, maar het is sterk aan te raden alles schriftelijk vast te leggen. Voor tijdelijke contracten of contracten met specifieke clausules is een schriftelijk contract verplicht.
Meld u tijdig aan als werkgever bij de Belastingdienst. Dit moet gebeuren voordat uw medewerker start. U krijgt dan informatie over loonadministratie en de verplichte premies die u moet afdragen. De Belastingdienst stuurt u een handboek loonheffingen waarin alles staat uitgelegd. Veel ondernemers besteden de loonadministratie uit aan een salarisadministratiekantoor of boekhouder, omdat de regels complex zijn en fouten kostbaar kunnen zijn.
Sluit direct een verzuimverzekering af. Dit is uw belangrijkste bescherming tegen hoge verzuimkosten. Kies een verzekering die ook ondersteuning biedt bij verzuimbegeleiding en re-integratie. Sommige verzekeraars hebben deskundigen in dienst die u helpen om ziekteverzuim te voorkomen en medewerkers snel weer aan het werk te krijgen. De premie verschilt per branche en bedrijfsomvang, maar is veel lager dan de kosten van twee jaar loondoorbetaling.
Regel een WIA-hiaatverzekering voor uw medewerker. Dit is geen wettelijke verplichting, maar wel een teken van goed werkgeverschap. U laat zien dat u ook na twee jaar ziekte blijft zorgen voor uw medewerker. Dit maakt u aantrekkelijker als werkgever en helpt bij het aantrekken van goed personeel. De premie is fiscaal aftrekbaar en u mag afspreken dat uw medewerker een deel van de premie betaalt (maximaal 50%).
Check of u een pensioenregeling moet aanbieden. Valt uw bedrijf onder een cao of bedrijfstakpensioenfonds? Dan bent u verplicht uw medewerker aan te melden. Valt u niet onder een verplichte regeling? Overweeg dan toch een pensioenregeling aan te bieden. Dit is een waardevolle secundaire arbeidsvoorwaarde die u onderscheidt van concurrenten. Schakel een adviseur in bij het opstellen van een pensioenregeling, want er komen specifieke wet- en regelgeving en veel keuzes bij kijken.
Breid uw aansprakelijkheidsverzekering uit of sluit een nieuwe af die specifiek schade door uw medewerkers dekt. Bespreek met uw verzekeraar dat u personeel heeft aangenomen en vraag of uw huidige dekking voldoende is. Ook een collectieve ongevallenverzekering is aan te raden, zeker als uw medewerkers fysieke arbeid verrichten of risico’s lopen in hun werk.
Stel een RI&E op voordat uw medewerker begint. Dit is wettelijk verplicht en beschermt zowel u als uw medewerker. In de RI&E beschrijft u welke risico’s er zijn op de werkplek en welke maatregelen u neemt. Denk aan veilige werkplekken, goede verlichting, ergonomisch meubilair en veiligheidsvoorschriften. Bij een controle door de arbeidsinspectie moet u kunnen aantonen dat u hier actief mee bezig bent.
Wij helpen u graag bij het regelen van alle verzekeringen voor u en uw medewerkers. Met 35 jaar ervaring weten wij precies welke verzekeringen verplicht zijn en welke essentieel zijn voor uw bescherming. Als onafhankelijk financieel assurantiekantoor in Hoogeveen adviseren wij u over verzuimverzekeringen, WIA-hiaatverzekeringen, pensioenregelingen en alle andere verzekeringen die u nodig heeft als werkgever. Via ons partnernetwerk kunnen wij u ook helpen met juridische contracten en salarisadministratie. Plan een vrijblijvend gesprek en wij zorgen dat u en uw medewerker optimaal beschermd zijn.
Al meer dan 35 jaar dé specialist in financieel advies. Van hypotheken tot verzekeringen en vermogensbeheer tot oudedagsvoorzieningen voor zowel particulieren als ondernemers. Wij denken graag met u mee.
Plan een afspraak met één van onze adviseurs en ontdek wat de mogelijkheden zijn.
